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Sécuriser le matériel sur un salon professionnel : les 3 actions primordiales!

1 – Préparer l’ensemble du petit matériel : papier, badges, cartes de visite, plaquettes, affiches, et une trousse de secours contenant des ciseaux, stylo ou marqueurs, rouleaux de scotch, cuters, colle, rallonge électrique, multiprises, et une agrafeuse ;

2 – Vérifier que sont opérationnelles toutes les fonctions électriques, électroniques, ainsi que les arrivées d’eau… de votre stand ;

3 – Vérifier également que l’équipement et l’ensemble du matériel fonctionne correctement.

Bien se préparer à participer à un salon professionnel : 4 priorités!

Le premier objectif est d’éveiller l’intérêt du visiteur tout en le plongeant dans un climat de confiance et pour l’atteindre la préparation de vos équipes est indispensable.

1 – Répartir les rôles, les responsabilités, et les tâches :

  • au sein du stand : répartition des tâches au sein de l’équipe : votre personnel, et éventuellement des intérimaires et des hôtesses ;
  • à l’extérieur du stand : s’informer sur les concurrents et d’éventuels partenaires et participer à des conférences par lesquelles votre société pourrait se démarquer et être identifiée comme une référence tout en mettant en valeur son savoir-faire.

 

2 – Peaufiner le briefing des équipes

  • lister et détailler tous leurs arguments ;
  • leur apprendre à différencier le client potentiel du simple visiteur curieux ;
  • leur résumer les actions à mener une fois le prospect repéré : par exemple, établir une fiche type, échanger les cartes  de visite ;
  • leur rappeler le dress code.

 

3 – Le jour J, avant l’ouverture

  • fixer rendez-vous à vos équipes au moins une heure à l’avance ;
  • distribuer à chacun badges, cartes de visite, plaquettes ;
  • reformuler brièvement objectifs et moyens d’y parvenir, avec des mots percutants !

 

4 – Pendant, toute la durée du salon, faire des débriefings et des briefing :

  • tous les soirs à chaud et concis
  • tous les matins pour évaluer les résultats obtenus la veille et définir les stratégies d’amélioration

Savoir communiquer sur votre participation à un salon professionnel : en 4 points !

Vous mesurerez la réussite de votre salon selon que vous y avez vu vos clients, vos partenaires, des clients potentiels, des journalistes et également que vous y  avez établi de nouveaux contacts !

1 – Informez et invitez tous vos contacts

Récupérez auprès de l’organisateur de salon en :

  • cartes d’invitation (à envoyer ou donner à vos clients) ;
  • cartes exposants ;
  • matériel de promotion  tels logos, vignettes, plaquettes diverses (à distribuer largement).

Lancez vos invitations (rédigées sans oubli du n° de stand !) par mail, courrier ou téléphone (environ 3 semaines avant le salon) et, suivant les cas, prévoyez des relances…

 

2 – Communiquez auprès des journalistes :

  • réalisez un dossier de presse et/ou un communiqué de presse ;
  • diffusez-le avant le salon et laissez suffisamment d’exemplaires dans la salle de presse du salon ;
  • notez les coordonnées de l’attaché de presse qui couvre l’évènement pour lui envoyer une fiche descriptive bien pensé avec nouveautés et photos à l’appui !

 

3 – Créer des supports marketing ciblé « salon professionnel » :

Prévoir,  à disposition dans le stand :

  • des documents informatifs ;
  • des objets promotionnels à distribuer largement aux visiteurs :
  • des cartes de visite

Attention : anticipez et pensez à la réutilisation « hors salon » des plaquettes, vidéos, page de publicité du catalogue du salon.

 

4 – Créez des animations pour attirer et retenir les visiteurs et donner envie à vos invités de se déplacer :

  • présentation de vos nouveautés ;
  • offre de cadeaux ;
  • jeux ou concours divers ;
  • cocktail ;
  • rendez-vous personnalisés…

Pour un stand attractif : respectez ces 3 étapes !

Véritable vitrine de communication, votre stand doit répondre à tous vos objectifs. Pour cela,  3 étapes à suivre :

1 – Définir la mission du stand : présenter le produit, développer l’impact publicitaire de l’entreprise, et sur quelle surface ?

2 – Choisir son emplacement après  mûre réflexion et étude du plan :

  • bien penser les points positifs et négatifs : un emplacement à l’entrée ou près des pôles d’animation assure une grande visibilité mais ne garantit pas forcement l’arrêt des visiteurs,  sur les axes de passage peut être un bon compromis ;
  • près de vos partenaires : chacun bénéficiant de la dynamique de l’autre ;
  • notez la date de clôture des inscriptions car l’attribution des stands se fait selon  les dates d’arrivée des réservations !

3 –  Choisir l’aménagement du stand :

  • modulaire (location du mobilier) ;
  • packagé (c’est l’organisateur du salon qui l’aménage et qui le livre) ;
  • sur-mesure, avec le savoir-faire d’un standiste (coût entre 300 et 500 € le m²)…

 

Quelle que soit la solution choisie, élaborez avec précision un cahier de charge suivant vos contraintes et vos attentes : décoration, attractivité des panneaux de communication, signalétique, les différents espaces…

L’inscription à un salon professionnel : 3 astuces pour optimiser !

Pour être sûrs de réussir votre salon, dès l’inscription, prévoyez 3 actions :

1 – Nommer un interlocuteur unique au sein de votre société, qui aura pour rôle de faire l’intermédiaire entre vous et la société qui organise le salon.

2 – Vérifier soigneusement toutes les prestations : ce qui est inclue, ce qui ne l’est pas…. et donc qu’il faudra éventuellement prévoir, par exemple le nettoyage du stand.

3 – Vérifier le référencement de votre entreprise par le salon et sa visibilité : sur le site internet, dans le catalogue ou autres plans et documentations…

Bien choisir son salon professionnel : 3 questions qu’il faut se poser !

Compte tenu du nombre de salons en France il faut absolument cibler celui qui correspond à la stratégie commerciale et de communication de votre société

Ce salon répond-il à votre société ?

  1. Déterminez  le profil des visiteurs et leur nombre
  2. Vérifiez l’adéquation entre  la thématique du salon et celle de votre société
  3. Etudiez les conditions d’entrée : salon réservé aux professionnels,  gratuit, payant… ?

Quels sont vos objectifs ?

  1. Priorisez vos objectifs :
  • vendre sur le salon
  • attirer de nouveaux clients
  • pérenniser vos clients
  • rencontrer de nouveaux partenaires
  • présenter vos nouveautés
  • assoir la notoriété de votre société

2. Faites un chiffrage :

  • précisez vos objectifs en chiffre
  • chiffrer le retour sur l’investissement attendu

Quel est votre budget ?

Evaluer par poste de dépenses un budget prévisionnel :

  • stand : sa surface par rapport à son prix (fourchette entre 6 000 à 15 000 € suivant paramètres divers)
  • aménagement et décoration du stand : acheter, louer, en stock dans l’entreprise ?
  • matériel divers : manutention ou présentation… à louer ?
  • personnel de l’entreprise ou bien personnel temporaire spécialisé dans l’animation ?
  • plaquettes, affiches et autres supports, éventuellement à concevoir et à imprimer
  • frais d’hébergement, de transport, et de restauration si le salon professionnel n’est pas dans votre région.